Ada kalanya rekan kerja atau teman
kita mengirimkan email pada saat kita sedang tidak berada dikantor atau
bahkan pada saat kita berlibur. Bagaimana kita memberitahu teman atau
rekan kerja tersebut bahwa anda sedang tidak berada dikantor? Kadang
kala email yang dikirim penting dan butuh respon secepatnya, sehingga
sipengirim harus diberitahu secepatnya bahwa anda tidak bisa merespon
emailnya.
Nah, solusi untuk masalah ini dalam
Microsoft Outlook dinamakan “Out of Office Assistant”. Piranti ini
memungkinkan email anda membalas secara otomatis (auto reply) dan
mengirimkan pesan bahwa anda sedang berada diluar kantor. Disini kita
akan membahas cara mengaktifkan. Saya gunakan contoh dari MS Outlook
2007, tapi prinsipnya sama saja dengan MS Outlook 2003 juga versi
lainnya.
Dari layar Outlook, klik menu Tools – Out of Office Assistant…
Muncul menu seperti ini, dan klik I’m currently Out of the Office. Kita juga akan menentukan bagaimana Outlook menanggapi bila ada email yang masuk, klik tombol Add Rule…
Muncul menu baru, dan kita berencana mensetting agar Outlook Auto Reply bila ada email yang masuk. Centang pilihan Reply With, dan klik tombol Template
Muncul layar email baru, dan isikan
pesan yang ingin anda sampaikan kepada teman atau rekan kerja anda yang
mengirim email kepada anda. Save, dan Close
Selesai, setiap orang yang mengirimkan
email akan secara otomatis di reply dengan isi yang sudah kita tentukan
diatas. Bila anda sudah kembali ke kantor, anda bisa menon-aktifkan
piranti ini dengan memilih pilihan I’m Currently in the Office pada menu Out of Office Assistant
Selamat Mencoba...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar